- Management informatie systeem: beter grip krijgen op de organisatie
- Groothandel: strategie kiezen om resultaten te verbeteren
- Opstarten van een ICT-project: proces vereenvoudigen en versnellen
- Menukaart maken: duidelijkheid bieden over product- en dienstenaanbod
- Verbetering van bedrijfsvoering: werken aan de harde en zachte factoren
Management informatie systeem: beter grip krijgen op de organisatie
Vraag
Bij een onderdeel met 1.300 medewerkers van een grote financiële dienstverlener (automatisering, applicatiebeheer en call center) zijn financiële kwartaalrapportages beschikbaar. Het management is daarover ontevreden. Deze rapportages zijn onvoldoende transparant. Daardoor kan het management met de informatie onvoldoende sturen. De opdracht is: richt het management informatie systeem zó in dat we informatie krijgen waarmee we beter kunnen sturen.
Aanpak
CPW organisatie advies geeft leiding aan een controlteam van 10 controllers van verschillend niveau. In overleg met dit team en het verantwoordelijke management (6 directieleden) is een nieuwe rapportagevorm gekozen. Er komt een duidelijke keuze voor inzichtelijke stuurvariabelen. Het uitgangspunt is simpel. Iedere handeling en besluit bij een project heeft financiële gevolgen. Deze gevolgen maken we zichtbaar. Omdat de nieuwe rapportagevorm afwijkt van de standaard rapportages, is besloten een combinatie van beide rapportages te handhaven.
Resultaat
Binnen een half jaar biedt het verbeterde management
informatie systeem inzicht in de financiële
consequenties van beslissingen in verschillende
aandachtsgebieden. Het management herkent
de cijfers en de resultaten; daardoor krijgt
het management weer grip op de organisatie.
De stuurmogelijkheden zijn nu transparant.
Dat is een prettig gevoel. En de financiële
resultaten van het onderdeel in positieve
zin toegenomen.
terug naar overzicht cases
Groothandel: strategie kiezen om resultaten te verbeteren
Vraag
Een groothandel in een nichemarkt kampt gedurende enkele jaren met een daling van de resultaten. De ondernemer wil die resultaten verbeteren en vraagt CPW organisatie advies om een gedegen analyse.
Aanpak
We maken als het ware een 'foto' van de onderneming (fase 1 van onze werkwijze). CPW organisatie advies start met een combinatie van desk research en interviews met de medewerkers en de bedrijfsleiding.
- De financiële resulaten nemen we
onder de loep. Op basis van de rapportages
van de externe accountant heeft CPW organisatie advies de financiën geanalyseerd.
We kunnen daardoor een mening vormen over
de verschillende financiële ratio's.
- De uitkomsten van de interviews zijn geanonimiseerd en geabstraheerd. Het totaalbeeld is belangrijker dan wie wat heeft gezegd. Aan de hand van de interviews is ook een oordeel gevormd over de toepassing van human resources management binnen de onderneming.
Door vanuit verschillende perspectieven te kijken krijgen we een goede interne analyse; in overleg met het management maken we een externe analyse en staan stil bij de kansen in de markt.
Resultaat
Het adviesrapport bevat de uitkomsten van de
interne en externe analyse; die zijn besproken
met het management. Er komen enkele duidelijke
tekortkomingen in de processen naar voren.
In het adviesrapport staan concrete aanbevelingen
om die te verbeteren, zogenaamde quick wins
voor de korte termijn en lange termijn verbetervoorstellen.
Ook doet CPW organisatie advies voorstellen
op het gebied van personeelsbeleid, die betrekking
hebben op terugdringing van ziekteverzuim
en het opbouwen van personeelsdossiers. De
ondernemer is blij met de adviezen. Hij geeft
CPW organisatie advies opdracht tot het samenstellen
van een nieuw businessplan (fase 2 van de
werkwijze CPW organisatie advies).
terug naar overzicht cases
Opstarten van een ICT-project: proces vereenvoudigen en versnellen
Vraag
Bij een financiële dienstverlener duurt het drie maanden om een ICT-project te starten (dit is de procesgang van idee tot start). Het definiëren van het doel en de inhoud van het project en het accorderen door de directie vergt maar liefst 60 werkdagen. De opdracht is om dit proces te vereenvoudigen met een minimaal budget aan out of pocket kosten.
Aanpak
CPW organisatie advies is projectmanager, die rapporteert aan een stuurgroep over voortgang en de uitkomsten. Er zijn zes part time projectmedewerkers.
- We maken de verschillende processtappen
inzichtelijk door interviews met de proceseigenaren.
Deze processtappen visualiseren we vervolgens
in een videoprogramma.
- In een bijeenkomst van een halve dag met
de procesverantwoordelijken en decisionmakers
bespreken we de video, formuleren verbetervoorstellen
in werkgroepen en stellen aan het eind
van de bijeenkomst een totaaladvies op.
Alle aanwezigen krijgen daarna nog een
samenvatting van de resultaten.
- De uitkomsten en verbetervoorstellen leggen we voor aan de stuurgroep.
Resultaat
De stuurgroep besluit om tot implementatie
over te gaan. De out of pocket kosten blijven
beperkt. Het starten van een ICT project kost
nu nog maar 10 werkdagen.
terug naar overzicht cases
Menukaart maken: duidelijkheid bieden over product- en dienstenaanbod
Vraag
Bij een grote bank is een grote verscheidenheid aan producten en diensten ontstaan. Het gaat om zo'n 3.000 producten en diensten, die worden voortgebracht door 3.300 medewerkers in zes verschillende organisatie-onderdelen. Dit producten en dienstenaanbod is gericht op interne afnemers, die verplicht zijn hier gebruik van te maken. Het overzicht ontbreekt. Onduidelijk is wie, wat, waar, hoe en tegen welke prijs krijgt aangeboden. De vraag is om duidelijkheid te creëren.
Aanpak
CPW organisatie advies is projectmanager en stuurt een projectteam van medewerkers aan.
- Het producten en dienstenpallet is onder
de loep genomen met een kernteam van 6
personen en vertegenwoordigers van verschillende
aandachtsgebieden.
- Vervolgens hebben we - héél
belangrijk - met de ogen van de klant
gekeken naar de producten en diensten.
Dit leverde al belangrijke vereenvoudigingen
op.
- In nauwe samenwerking met een aantal klanten is vervolgens een nieuwe indeling van producten en diensten gemaakt.
Resultaat
De 3.000 'oude' producten en diensten brengen
we terug tot vier hoofdcategorieën, met
daaronder nog maar 100 diensten. Deze worden
als een duidelijke Menukaart aangeboden. Het
project is binnen de planning afgerond.
terug naar overzicht cases
Verbetering van bedrijfsvoering: werken aan de harde en zachte factoren
Vraag
Op een afdeling Bedrijfvoering van een financiële instelling werken zo'n 40 medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor financiële rapportages, de boekhouding en facilitaire zaken. Zij werken binnen een directoraat waar 800 personen werkzaam zijn, onder andere verantwoordelijk voor e-commerce projecten. Dit directoraat schrijft rode cijfers. De directie wil snel een positief bedrijfsresultaat; de afdeling Bedrijfsvoering ervaart druk om financiële stromen transparanter te maken.
Aanpak
Cris Weijmans geeft leiding aan de afdeling Bedrijfsvoering.
- Na een korte interviewronde zijn de individuele
kwaliteiten van de verschillende medewerkers
ingeschat.
- Op basis van de individuele kwaliteiten
herverdeelt Cris de taken en werkzaamheden;
medewerkers voelen zich het best als ze
werk doen waar ze goed in zijn én
zich kunnen ontwikkelen.
- Samen met de teamleiders monitort Cris
de persoonlijke ontwikkelingen van alle
teamleden periodiek; deze ontwikkelingen
bespreekt bij met individuele medewerkers/teamleiders.
- Financiële rapportages zijn uitgebreid
geanalyseerd; de wensen van het management
om stuurinformatie te krijgen zijn daarin
meegenomen.
- De uitkomsten van deze analyse zijn met verbetervoorstellen voorgelegd aan het management. In een bijeenkomst met decisionmakers bereiden we maatregelen ter verbetering voor; hiertoe is besloten.
Resultaat
Medewerkers Bedrijfsvoering hervinden hun plezier
in het werk. Het werken aan de verbetervoorstellen
maakt veel positieve energie los. Na implementatie
van de verbetervoorstellen is het directoraat
in staat de financiële resultaten weer
in zwarte cijfers te schrijven.
terug naar overzicht cases
